Como garantir que os fornecedores da escola entreguem produtos e serviços dentro dos prazos acordados

30 de jul. de 2024
4 min de leitura

Imagine que você já conseguiu fazer várias cotações, verificou a qualidade dos produtos e serviços de um fornecedor e, enfim, firmou um contrato com ele. Após alguns meses, o fornecedor não cumpriu o prazo da entrega acordado entre vocês. Situações como essa podem gerar muitas frustrações e dificuldades para a gestão escolar, colocando em risco a reputação do seu colégio e deixando-o em uma posição desconfortável perante a comunidade escolar.

Em todas as relações estabelecidas com fornecedores, é essencial lembrar que a pontualidade na entrega de produtos e serviços é um dos principais requisitos para o bom funcionamento de qualquer escola, já que atrasos podem causar interrupções nas aulas e insatisfação entre alunos e pais.

Pensando em ajudá-lo a reduzir os riscos de atrasos, reunimos algumas estratégias práticas para garantir que seus fornecedores cumpram os prazos acordados.

1. Estabeleça prazos claros e realistas com os fornecedores da escola

Desde o primeiro contato, deixe claros os prazos esperados, enfatizando a importância da pontualidade para o bom funcionamento da relação com o fornecedor. Esses prazos devem ser incluídos no contrato e ter a anuência de ambos os lados. Ser realista é essencial; prazos apertados demais podem resultar em compromissos não cumpridos e gerar atritos desnecessário. Também é importante planejar as suas compras com antecedência – por exemplo, se precisar de novos uniformes em janeiro, comece a planejar e encomendar em setembro.

Para serviços, recomenda-se firmar um Acordo de Nível de Serviço, ou ANS, pois esse tipo de acordo é fundamental para garantir a pontualidade dos serviços contratados junto a fornecedores. Esses acordos estabelecem claramente as expectativas de desempenho e os prazos a serem cumpridos, criando um compromisso formal entre as partes envolvidas. Um ANS detalhado especifica as responsabilidades do fornecedor e as consequências de possíveis atrasos, incentivando a entrega pontual e diminuindo os riscos de interrupções nos serviços essenciais da escola. Além disso, com os ANS é possível ter uma base para monitorar e avaliar o desempenho do fornecedor, facilitando a identificação e resolução de problemas de forma proativa para manter a eficiência e a continuidade das operações escolares.

2. Utilize contratos detalhados

Inclua no contrato cláusulas que detalhem multas e penalidades contratuais para atrasos na entrega, como descontos no valor total ou compensações por perdas e danos causados pelo atraso. Por exemplo, um contrato para a entrega de material didático pode incluir uma cláusula segundo a qual o fornecedor pagará uma multa de 5% do valor total por cada semana de atraso.

Para os serviços, recomenda-se estabelecer a frequência da prestação (diária, semanal, mensal, quantidade de horas etc.), quais recursos humanos serão necessários para a prestação do serviço e como serão tratados os casos de não cumprimento ou falta de um colaborador no dia acordado para a prestação do serviço. Por exemplo, pode-se definir, no contrato, uma escala de colaboradores que inclua possíveis folguistas ou substitutos para suprirem as demandas em caso de ausência do colaborador designado para a função.

3. Mantenha uma comunicação regular

Uma boa comunicação é o caminho para um relacionamento saudável entre a sua escola e os fornecedores. Sendo assim, recomenda-se que você realize reuniões periódicas com seus fornecedores para discutir o progresso das entregas e resolver possíveis problemas antes que eles tomem proporções incontornáveis. Além disso, é interessante pedir ao o fornecedor que envie relatórios semanais detalhando o status dos pedidos ou informando as métricas de cumprimento do ANS, por exemplo. Com essas estratégias, é possível acompanhar de perto o andamento das entregas e tomar medidas preventivas caso algum atraso seja previsto.

4. Avalie a capacidade do fornecedor

Antes de fechar um contrato, investigue a capacidade do fornecedor quanto ao cumprimento de prazos, verificando o histórico de entregas, a capacidade de produção e a logística disponibilizada por ele. Conforme sugerimos em outros artigos, é recomendável conversar com os gestores de outras escolas que já trabalharam com o fornecedor para entender seu desempenho anterior em termos de pontualidade. Outra sugestão é firmar um contrato inicial de curto prazo e avaliar se o fornecedor será capaz de cumprir as suas demandas no tempo necessário e, se preciso, buscar outros fornecedores que tenham um melhor desempenho.

5. Utilize tecnologia a seu favor

A tecnologia está cada vez mais avançada e pode ser uma importante aliada na gestão escolar. Assim, recomenda-se utilizar um sistema de gestão de fornecedores que permita monitorar pedidos, acompanhar prazos e gerenciar comunicações de forma centralizada. Softwares do tipo ERP (Enterprise Resource Planning) são excelentes para gerenciar todo o processo de aquisição e entrega de produtos e serviços e podem ajudar no rastreamento de pedidos em tempo real, permitindo a identificação de possíveis gargalos.

6. Tenha um plano de contingência

Mesmo com todos os cuidados que mencionamos até então, imprevistos podem ocorrer. Para reduzir os impactos, recomenda-se ter um plano de contingência a fim de garantir que a escola e todos os serviços que ela oferece continuem funcionando sem interrupções. Uma sugestão é manter uma lista de fornecedores alternativos que possam ser acionados em caso de emergência, reduzindo, assim, os impactos de atrasos inesperados. Além disso, também se recomenda acionar sua rede de contatos e pedir uma recomendação de fornecedores para escolas, garantindo que você terá opções confiáveis em momentos de necessidade.

Garantir que os fornecedores de sua escola entreguem produtos e serviços dentro dos prazos acordados requer planejamento, comunicação e monitoramento constantes. Ao seguir essas práticas, você pode minimizar os riscos de atrasos e garantir que sua escola funcione de maneira eficiente e sem interrupções. A implementação dessas estratégias poderá ajudá-lo a manter altos padrões de operação, proporcionando um ambiente educacional estável e confiável para todos.